廣東澳飛揚實業(yè)賀總：易凱多帳套-實現(xiàn)異地多公司管理目標

2017年12月27日《周三晚8點-易凱有約》第四十二期由廣東澳飛揚實業(yè)賀總分享，分享主題是“易凱多帳套-實現(xiàn)異地多公司管理目標”。
 

澳飛揚實業(yè)總部基地位于交通便利的廣東省英德市英紅鎮(zhèn)，廣東順德清遠（英德）經(jīng)濟合作區(qū)內，占地90畝，總體規(guī)劃75000平方米。總部基地是澳飛揚實業(yè)兩大體系-“澳飛揚品牌連鎖工廠”和“高賽思智慧型平臺集群”的總部后臺，集研發(fā)、培訓、體驗、倉儲、生產于一體，定位全球，打造科技創(chuàng)新的標識產業(yè)基地和跨界融合的智慧型產品研發(fā)及服務平臺。

澳飛揚認為，標識產業(yè)的未來健康、可持續(xù)發(fā)展的核心在于：科技創(chuàng)新、綠色環(huán)保、做精做專、合作共贏。 總部基地將承擔澳飛揚實業(yè)的發(fā)展理念，把握“這是最壞的時代，也是最好的時代”，在“供給側改革“的國家戰(zhàn)略東風中，實施”品牌戰(zhàn)略、產品戰(zhàn)略、互聯(lián)網(wǎng)戰(zhàn)略、跨界融合戰(zhàn)略、合作共贏戰(zhàn)略“，走上轉型升級之路，為標識產業(yè)的未來發(fā)展，做出應盡的責任和義務。

以下是賀總的部分分享內容：
感謝易凱公司，感謝大家給了我這次露臉的機會，也感謝各位廣告界、標識界的同志們，百忙之中來聽我的分享。

澳飛揚成立是在2003年，也就干了十幾年的標識。在使用易凱軟件一年的時間內，其解決了我們很多的問題，從業(yè)務、生產、采購、倉庫、財務等等的一系列上的問題，我們得到的一個解決。澳飛揚是一個很傳統(tǒng)的一個標識企業(yè)，積累了很多問題。

線上的業(yè)務，通過易凱可以很完整的、很流暢的操作。但達到最重要的一個是易凱系統(tǒng)，它把我們的線下流程完善，使我們就初步的具備了實現(xiàn)ERP的一個規(guī)模。

今天我就跟大家分享一下我在使用的時候一些經(jīng)驗或者自己的一些方法，希望能幫助到大家。

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首先，我們企業(yè)有個特點，我們有六個公司，其中分在五個地區(qū)：廣州、英德、北京、成都、貴州。所以說我們管理起來就很麻煩，以前我們都是靠excel表格，然后編程做的一個東西，但是還會出現(xiàn)一些問題，有些宏病毒、一些宏的問題，所以到每臺電腦上面的問題處理很麻煩。

我們用易凱軟件分了六個帳套，每一個賬套獨立運行，分開管理，獨立核算，從這上面來講是很符合我們企業(yè)的一個特性的。

首先我從系統(tǒng)上面來講一下，易凱的系統(tǒng)非常好，他沒有說所有數(shù)據(jù)都是傳易凱公司，幫你代管，而是每家公司的數(shù)據(jù)自己管理，這一點是很人性的。

我們公司最開始也是英德總部設立了一臺電腦作為我們的主機，但是這樣的話也有諸多不便，例如這臺機24小時不關機。

后來我們跟易凱這邊溝通，我們去把服務器掛到了阿里云服務器上面，然后用百度網(wǎng)盤實現(xiàn)每天自動定時備份，這樣從數(shù)據(jù)的管理，數(shù)據(jù)的安全性，就得到了很大的保障。

阿里云，它是一個很好的一個云儲存空間，阿里云費用不高，但使用阿里云，這樣數(shù)據(jù)得到了很高的保障，安全性很高。

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第二，我從業(yè)務方面來講一下，我們使用易凱的一個經(jīng)驗。因為我們澳飛揚業(yè)務比較散，也比較雜亂，所以業(yè)務員也很多。我們以前處理這個訂單的時候經(jīng)常會有漏單，還有收款不及時，還有有時候業(yè)務員自己收錢，這種現(xiàn)象也會有。所以說我們用易凱之后，這個問題得到了一定的解決，這個功能老板是非常喜歡的。

第一個易凱它下單的時候，它有個單號，是每個單子唯一的一個單號，有了這個單號之后，我們可以進行很多操作，比如說財務的審核，還有生產車間的生產，都可以根據(jù)這個單號來處理業(yè)務。

我們業(yè)務員下完單之后，這個單是不能夠到車間生產的，為什么呢？因為我們是定制企業(yè)，比如說一個科室牌，它上面只寫科室牌多少錢，但具體這個科室牌是怎么組成的，我們是有一個排產單，還有一個圖紙，這個圖紙跟排產單，我們是要求業(yè)務員要上傳的，一定要上傳上來，這樣為什么？因為財務要根據(jù)他的排產單，還有他的圖紙，他的收款單來進行綜合審核，他這個單是否報價正確，或者說有問題。

然后我們在這個業(yè)務單這一塊設置了很多種項目類型，大概有七八種，這樣的好處是什么呢？結合到后面我結合到生產部分，還有一些財務核算部分，這樣分解開就很方便。

還有一個功能，因為我們有好幾個帳套，這幾個賬號是為了方便獨立核算我們設定的賬號，但是有一些業(yè)務員他的單子，比如說他是廣州的業(yè)務員，他在云南有一個訂單，如果說在廣州生產，可能發(fā)給客戶，距離有點遠，所以說他會把這個訂單放到成都去生產，業(yè)務員他可以跨帳套下單，只有就近生產這樣的單子下到成都，那產值也是屬于成都的，這樣子就不會亂。我們以前業(yè)務員自己，比如說他一個月100萬訂單，其中有多少訂單是哪里的就沒有說清楚。

然后我們總部對車間及業(yè)務，還有整個生產部，我們做了一個硬性規(guī)定，所有的訂單排產單，沒有易凱單號，不進行生產。這個是我們在業(yè)務上業(yè)務單上面的一個處理。

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第三點我講一下采購，澳飛揚一個采購特點就是原材料，我們包括有最大的就是鋁材，還有一個就是塑料的配件、五金的配件、還有一些壓鑄件，這些是需要去采購。

還有就是不全是自己生產的一個原材料，就是像亞克力、燈，還有一些板材、壓鋁板、鋁朔板等等這些，也是需要去采購的。易凱的采購單系統(tǒng)很簡單，但是很好用。使用之后，不會像以前都是靠一個Excel電子表格記得那么亂，易凱會有自動統(tǒng)計的功能，還有對賬功能，它就很方便，就不怕自己漏掉，每一單它會自動輸進去。

我們每一個帳套的采購都是獨立分開的，也是獨立核算的。即使英德總部發(fā)貨給北京分廠，北京分廠也是需要填采購單的，這樣核算成本就會很方便，像以前只能叫倉庫調撥，沒有達到獨立核算的這么一個方式。

還有采購與財務對賬這塊很清楚，賬務也很明確，也很清晰。至少讓采購跟財務之間少了那么多啰嗦的話，促進和諧的關系。

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第四個，我要講庫存系統(tǒng)，我三個字總結一下：很細致。我們這六個帳套全部都是獨立的，所以說庫存也是獨立的。業(yè)務員他很方便能查詢到每個工廠它的庫存量的情況是怎么樣的，不像以前做個單子，今天我接個大活，它有沒有貨，趕緊打電話問一下，那倉庫忙得很，哪有空給你去看！所以說有了這個庫存查詢，業(yè)務員就會很清楚，他用的料在這個工廠制作夠不夠材料，這樣他就方便下單。

倉庫按照種類分了很多種，我們是6個倉庫，每個倉庫下面也分了大概有8個類別，8個大類別加上12個子類別，這個系統(tǒng)這個目錄數(shù)是很龐大的。

而且易凱這個庫存的單價，它是按平均價格核算法來進行核算的。這一點我不知道大家那邊是怎么樣，但是很符合我們工廠的一個需求。

因為鋁材的重量，每一次都是不同的，同長度、同品種的材料，每一次擠壓出來，然后回貨的情況都是不同的，重量也是不同的，單價肯定也是不同的。所以說只有采用平均價格核算法是最合適的，所以說這個系統(tǒng)的核算方式很符合我們。

還有一點就是最高庫存跟最低庫存的預警設置，這個功能很方便！方便我們進行備貨，準確地講是減少不必要的備貨，以保證滿足工廠的用料，這樣把庫存靈活的運用，這樣會節(jié)省很多資金的積壓，這種對工廠的發(fā)展跟成本的核算是很有利的。

還有一個很好的功能就是出倉單里面有一個易凱單號的加入，就說這個單是出到哪張易凱單號的，是跟這個單的成本直接掛鉤，這樣可以核算出這張單子它的用料的直接成本是多少，或者說是這一批單子它的一個用料的一個情況。因為有一些單子比較小，它可能用的料多一點，那個剩下的就不入倉，用在下一個單，這種情況也有，但是大致它是可以核算出來這個成本的。

總結一下就是庫存實現(xiàn)了我們多地多倉庫管理的一個目標，還有最主要是讓我們減少了庫存的資金的積壓；還有庫存的流動性變大了，就是很活躍；第三就是成本，每一張單的成本核算比較清晰。

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第五個，我跟大家分享就是財務這邊的一些問題，收款單是一個很好用的功能，我們的業(yè)務體系跟大家可能會有一點區(qū)別，而且我們二十幾個業(yè)務員分散在全國各地，每個人都是自己下單、自己排場、自己畫圖、自己跟單、自己收款，一條龍服務。

收款單是由業(yè)務員自己填寫，財務進行審核，那財務審核哪些：收款單上面的賬是否到賬，他這張業(yè)務單的報價是否錯誤，是否報虧了，還是報怎么樣？

對于回款我們用易凱軟件也是可以做出評估，哪些客戶是優(yōu)質的，哪些客戶是老賴，這個一眼就可以看得出來，這個功能是很好的，然后縮短了我們回收賬款的一個賬齡。

我們財務對于現(xiàn)在使用的系統(tǒng)他是很滿意的，他對各項的收入、成本分析，通過各種財務的報表、表格，他能直接地掌握這些數(shù)據(jù)。對于廠里的一個發(fā)展跟經(jīng)營，老板他根據(jù)系統(tǒng)以后定的一個發(fā)展方向是很有依據(jù)性的。

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第六個講一下制作是比較重點的，因為我們公司的薪酬體制跟大家可能有區(qū)別，我們每一套賬套獨立運行，每個工廠獨立核算，每個部門都會有提成。

易凱系統(tǒng)就比較符合我們現(xiàn)在的薪酬制度的規(guī)則，所以說我們用起來比較順手。我跟大家分享一下我們是怎么做的，以前生產，因為我們是做中間二手單比較多，所以說業(yè)務員每天下了單子也會很多，我們現(xiàn)在一個月平均下來都有一千五六百張單，大大小小的。每個業(yè)務員跟蹤起來就很麻煩，老是問車間：我這個單生產到哪里？噴漆沒有？什么時候組裝？什么時候發(fā)貨？搞了車間很煩。

現(xiàn)在我們在易凱上設置制作這一塊，每一個工序到哪里、完成進度怎么樣，都有很清晰的一個表現(xiàn)，可以知道這個產品現(xiàn)在在哪個工序了，是什么時候來到這個工序的，業(yè)務員再根據(jù)到工序的一個時間，再按照平時的經(jīng)驗可以預估什么時候到下一個工序，甚至什么時候可以發(fā)貨，業(yè)務員可以預估了。然后出了貨他也可以看得到，到哪個環(huán)節(jié)都很明確。業(yè)務員就不需要再天天打電話問生產部了，頂多就是有些一些繁瑣的單子，打個電話叮囑一下，或者說是追一追。

通過產值分配，公司拿出一部分錢來做一個激勵，這種方式我相信很多同仁、很多企業(yè)、很多老板也是這么操作的，在易凱上面就很輕松能實現(xiàn)。因為我們是分了很多個項目類型的，每個項目類型都會有它特定的工序，設定好比例之后，然后再根據(jù)這個系統(tǒng)一直走下去，就很容易算出來。

這個表格就說明這個工序，這幾個人在這半個月，他拿了多少提成，就很充分的體現(xiàn)出來。而且他要跟我對賬，我也很簡單，直接查單核對，是你接的單、是你噴漆的是吧，這個單子分配比例是什么樣的大家都清楚，拿筆稈子一算他都知道，也沒有什么扯皮的。

總結一下，生產這個功能很好，實現(xiàn)了我們各個帳套分開做生產管理、生產進度管理、產量的登記、產值產值的技術，包括每個人的一個提成的分配，這個只要在自己開始設置好，以后都會自動生成，而且對賬方便。所以說生產這一塊很好，然后為我們以后做完整的ERP是一個很好的一個基礎。

   
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最后我來跟大家分享報表這個功能，報表是老板最喜歡看的東西，他現(xiàn)在天天就看得到哪個工廠做多少產值，收了多少款，單子做得什么樣子，他都可以看得到。他手機也可以看，很方便，不需要做什么。所以老板現(xiàn)在就很喜歡看易凱報表，他以前都不知道產值是多少，因為有時候你通過一些表格，需要等一段時間，或者說半個月或者十天或者月底，他才知道這個月有這么多產值，或者說這十天有這么多產值。所以說報表的功能對老板來說是一個很好的東西。

再說業(yè)務員，我們以前都是手工記賬，業(yè)務員到了月底那就是忙得一塌糊涂的，這樣子他很累。因為我們業(yè)務員我也講過，他要接待客戶、談生意、還要自己報價、排單、作圖、跟單、收款、售后等等一條龍服務，所以說月底做報表很麻煩。

但是現(xiàn)在通過統(tǒng)計報表，只要保證他不漏錄入單，他也不可能漏錄單，因為你沒有單號，車間不生產，你怎么可能漏錄單號，對吧？他只要有是錄入單，你月底做報表，就很方便，一目了然財務也不那么累，對賬就很方便，所以說業(yè)務員很喜歡這個報表。

報表對于財務來說更加好了，財務覺得現(xiàn)在比以前舒服多了，老板也少招人了，我們這些報表也不怕漏單子了，也不怕哪天原始單不見了，找不到了。他就覺得報表很好用，對于他現(xiàn)在的工作來講，也是一個很好的一個工具。

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澳飛揚公司使用易凱快一年了，但是這一年的前期根據(jù)易凱的功能，我們做了一個架構，各個架構里面的各個組織都配備了相應的人員來輸入單，還有一個線下數(shù)據(jù)的一個整理，線上線下相結合，這樣一個生產的流程，基本上就可以設定出來。

各個環(huán)節(jié)如果說根據(jù)我們提出的流程去操作，生產到業(yè)務到財務到采購到倉庫，都是很好的幫助。不像以前那么亂，如果以后易凱軟件有升級，類似大型的ERP那種形式的軟件，我們直接升級，再加以完善，我們也就是一個大企業(yè)的模式了。所以說易凱軟件是我們通往ERP的一個基礎。

因為我有些東西我是親身體驗，講得比較直接，也沒有什么其他的修飾的語言，請大家不要介意，我今天的分享就到這里，謝謝大家。